浅谈公文行文中应该注意的几个问题

　　公文是国家机关、社会团体、企事业单位在行政管理的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。农村信用社公文是农村信用社各级管理部门在行使行业管理职能过程中所形成的具有行政效力和规范体式的公务文书。农村信用社公文的规范与否，直接影响到各级信合管理部门的形象和权威，还不同程度地影响公文的执行力。因此，正确处理公文是农村信用社管理工作中的一项重要内容。在此,笔者就目前农村信用社公文行文中存在的6类比较普遍的问题及应该注意的事项提出来与大家共勉，并希望在今后的工作中切实加以改正,促进公文行文进一步规范。
　　一、文种使用不当。按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定，公文包括十三类，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。农村信用社常用的公文主要有九类，分别是除命令（令）、公告、通告、议案之外的九类。在实际工作中，有的行文单位“请示”和“报告”相互混淆，该用“请示”的用“报告”，该用“报告”的用“请示”，有的干脆一起用，叫“请示报告”或“申请报告”，这都是不正确的。“请示”是用于向上级机关请求指示，批准的公文，请示应当一文一事；“报告”一般用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问，不得夹带“请示”事项；“申请”不属于公文范畴。
　　二、内容繁锁重复。公文是处理公务的文字工具，行文具有明确的目的性和直接的应用性。因而在语言文字表达上，有别于文学作品和一般理论性文章。文学作品的语言注重文采，强调形象性和抒情性；理论性文章的语言注意周密的论证和逻辑推理；公文的语言则侧重于简洁和明快。公文的简洁主要体现在两方面：一是内容集中，力戒空话套话，叙事概括扼要，避免不必要的议论和旁证博引；二是选词用语精炼、文约事丰。但在农村信用社公文中发现，有些公文内容繁琐、篇幅过长，不该举例子的还举例子；有些存在多处重复，该省略的不省略，有的事讲请楚了还要讲；有的更是长篇累犊，但却不知所云，没有真正明确行文的目的。
　　三、主送机关不明确。公文分上行文、平行文、下行文。上行文是下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示；平行文是向同级机关或不相隶属的机关发送的公文，如函，有些通知；下行文是上级机关对下属机关发送的公文，如命令（令）、议案、指示、通报、批复、有些通知。平行文和下行文主送机关可以有很多，也可以是不同级别的机关，但上行文无论内容多么复杂，涉及到的上级机关和部门如何多，都应该以一个上级机关为中心，负责答复和办理。这是上行文发出后能否得到及时答复与处理的一个重要问题，而且主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。但在实际工作中，有些上行文主送单位不止一个，如“××市委、市政府”，这是不正确的，还有的如“××市政府并××市长”，这更不对，机关组织和领导人不属同类，合并称呼不够妥当，而且除上级机关领导直接交办的事项外，一般情况下公文也不宜向个人行文。
　　四、数字用法不当。《国家机关公文处理办法》中第二十五条第九款规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”但在农村信用社公文行文中发现，有相当一部分公文正文中该用阿拉伯数字的都用了中文数字，特别是涉及年月日和量词前面的数字，用中文数字的较多，这在行文上很不规范。此外，在结构层次序数上也存在许多用法不当的地方，《国家机关公文处理办法》第二十五条第六款规定，公文中结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，但实际工作中很多都没有严格按照规定办理。
　　五、行文有无必要界定不清。《国家机关公文处理办法》第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”公文是很严肃的文书，在日常工作中，有很多事情不一定非要用公文，如一般的会议通知，可以下发普通的通知和电话通知的方式进行，但有的农村信用社大事小事都喜欢行文，殊不知这样不但造成了人力、物力、财力上的浪费，也有损公文的严肃性，如果经常这样，还会影响到公文的效力。
　　六、主题词使用不当。主题词是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的几个名词或名词性词组，是文件信息输入电子计算机的一种信息符号，它是在电子计算机应用于文件处理工作之后产生并逐渐发展起来的。公文主题词一般由三至五个名词或名词性词组构成，这些词或词组必须能准确无误地反映出全文的内容特征和归属类别，最后一个主题词一般应当是公文种类，如决定、通知、通报、请示等。主题词和公文标题既有一定的联系，又有明显的区别。一般来说，有相当一部分主题词是从公文标题中选择出来的，但也可以从反映公文内容特征和类别的主题词表中选用（一般各行业都结合实际印发了公文主题词表，如《江西省农村信用社公文处理办法》中就附有《江西省农村信用社主题词表》），还可以从全文整体中筛选、提炼。但有些机关对公文主题词的使用不够重视，随心所欲，想写什么就写什么，有的主题词中不含文种，有的在文种后面还有不该出现的主题词。正确使用主题词在公文处理中很重要，它代表了一个机关的整体素质和形象。

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